Как обработать как уграфа


Как обработать как уграфа

Как обработать как уграфа

Как обработать как уграфа



Помещено в тему:

Архив организации может быть разным Это примерное пошаговое руководство как восстановить или организовать работу архива организации с нуля, если работа не проводилась надлежащим образом или совсем не велась. Итак, инструкция составлена просто и доступно – что же нужно делать, если вам поручили ведение ведомственного архива, а вы даже не знаете с чего начать.

Нормативно-методическая база для организации работы ведомственного архива

в области архивного дела вам не обойтись. Посмотрите список с комментариями по их использованию – это минимальный набор нормативных документов, который должен быть у вас под рукой в ведомственном архиве, даже если вы планируете проводить обработку документов с привлечением сторонних специалистов.

Если ваша организация является источником комплектования государственного или муниципального архива (будет передавать туда свои документы на постоянного хранение), то вы имеете возможность общаться с куратором этого архивного учреждения, у которого можно будет консультироваться и узнать много полезного.

Чаще всего в организации архив входит в состав службы делопроизводства (общий отдел, канцелярия, секретариат и т.п.). Если объем документов большой, то ведомственный архив может быть организован как самостоятельное структурное подразделение.

Работа ведется на основании . Если таковое отсутствует, то естественно его необходимо разработать на основании примерного положения об архиве, утвержденного приказом Роскомархива от 18 августа 1992 г. № 176. Для простоты возьмите за основу приведенный здесь образец.

В должностной инструкции ответственного за архив организации должны быть указаны виды проводимых им работ, его права и обязанности.

Для хранения архивных документов в организациях обычно используют приспособленное помещение, отвечающее нормативным требованиям. В маленьких организациях, где образуется немного дел в год, рассмотрите вариант хранения архивных документов непосредственно в помещении службы делопроизводства, но в металлическом запирающемся шкафу с возможностью его опечатывания.

Учетные документы архива организации

Если архив организовывается не с нуля, то посмотрите какие учетные документы уже имеются в наличии в архиве организации. И вам в любом случае следует понять, какие вообще установленные формы должны вестись в соответствии с существующими нормативными требованиями. На данном ресурсе уже имеется полезная статья на эту тему.

Если обнаружили дело фонда и описи дел, то это хорошо. Изучите их, это поможет понять состав архивных документов и определить их количество. В ведомственном архиве для организации работы вам так же будут необходимы за последние годы.

Состав документов архива организации

В архив организации на основании положения о нем обычно поступают документы, законченные делопроизводством:

  • постоянного хранения – в основном только для передающих организаций свои документы на государственное хранение, у остальных организаций могут отсутствовать, т.к. пользуются правом установить срок «10 лет» и больше, часто применяют «до ликвидации организации» вместо «постоянно» по типовому перечню документов,
  • по личному составу,
  • временного хранения (> 10 лет) – в случае их наличия в организации,
  • временного хранения (< 10 лет) – передаются в архив редко и только по решению руководителя организации, например, из-за нехватки места для хранения в структурных подразделениях организации.

Проверка наличия и состояния дел в архиве организации

В случае если вы принимаете дела от кого-то, то при смене ответственного за архив, в котором оформляется прием-передача архивных документов, справочного аппарата к ним (описи дел, дело фонда и т.д.), помещения архива и его оборудование.

И если в архиве находятся на хранении документы (не создаваемый с нуля ведомственный архив), то необходимо провести проверку наличия и состояния имеющихся дел с целью определения соответствия их количества и состава по учетным формам фактическому их наличию. Иными словами сравнивают описание на обложке дела с описанием в архивных описях. Если одинаковое – хорошо, если выявили различия – потом надо устранять. Данная проверка оформляется составлением акта установленной формы. Эти два акта вы поместите в дело фонда.

План работы архива организации

Время начать составлять план работы ведомственного архива. Рассмотрим, что можно или даже нужно включить в него.

В случае необходимости запланируйте восстановление учетных документов. В первую очередь речь идет об описях дел. Если их нет совсем, то заведите. Для упорядоченных документов организаций, передающих их на государственное хранение, описи дел будут в госархиве, таким образом, вы сможете сделать копию для себя.

Определите какие документы предстоит упорядочить (обработать), какие следует уничтожить вследствие истечения сроков их хранения. Для этих целей изучите номенклатуру дел организации.

Согласно существующим нормам не позже чем через три года после завершения делопроизводством документы постоянного хранения, временного хранения (> 10 лет) и по личному составу подлежат полному оформлению (с подшивкой в твердую обложку). Научно-техническая обработка документов трудоемкая и требует определенных навыков, поэтому может вестись как работниками самой организации, так и с привлечением сторонних специалистов с заключением договора об оказании соответствующих услуг.

Составьте график организации от структурных подразделений, который нужно согласовать с начальниками структурных подразделений.

Если организация передает документы на государственное хранение, то проконсультируйтесь с куратором госархива по этому вопросу (о сроках, порядке передачи и т.д.).

Организация использования документов ведомственного архива

Вы также должны будете организовать использование документов архива организации в случае практической необходимости. Сотрудникам организации выдается на основании заявки дело на срок не более 30 дней, потом еще можно продлить на 30 дней. Существует специальная форма – , где проставляются подписи о получении, затем о возвращении каждого дела. При этом вместо выдаваемого архивного дела должна помещаться , в реальности при малом объеме использования документов архива последним требованием пренебрегают.

Я настоятельно рекомендую вам оформлять выдачу архивных дел только по книге выдачи дел из хранилища с обязательной росписью о получении каждого дела. Посторонних не допускать к архивным делам и никогда не забывать, что вы несете персональную ответственность за сохранность дел.

Как могут появиться неприятности. Если попросили посмотреть дело и вскоре вернули без выноса его из помещения архива организации, то ничего страшного, можно обойтись без лишней бюрократии (не отмечать в книге). Иной вариант: «Я только пойду сделать копию одного листа и тут же верну дело». Потом что-нибудь срочное, затем другое. И через два дня вам просто не вспомнить, у кого искать исчезнувшее дело, которое вдруг стало таким нужным для руководства.

И последнее

Работник архива должен иметь достаточную квалификацию, чтобы выполнять:

  • проверку в структурных подразделениях формирования и оформления дел и состояния хранения документов (с составлением справки или докладной записки на имя руководителя),
  • оказывать помощь работникам структурных подразделений организации в работе с документами,
  • участвовать в составлении номенклатуры дел организации и в случае необходимости в разработке нормативно-методических документов по архивному делу и делопроизводству.

В завершении я могу сделать вывод на основании более чем десятилетнего опыта работы со многими ведомственными архивами: если не вы, то больше некому, похоже в вашей организации все равно никто кроме вас лучше не разбирается в области архивного дела.

Я надеюсь, что данная статья была вам полезна. Удачи в работе!

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:


К записи 79 комментариев


Источник: http://delo-ved.ru/arhiv/organizasiya-raboty-vedomstvennogo-arhiva.html



Как обработать как уграфа фото



Как обработать как уграфа

Как обработать как уграфа

Как обработать как уграфа

Как обработать как уграфа

Как обработать как уграфа

Как обработать как уграфа

Как обработать как уграфа

Как обработать как уграфа

Как обработать как уграфа